* Hồ sơ gửi đến ĐSQ bằng thư bảo đảm có tiền mặt gửi kèm “genkin kakitome”, cỡ A4; và gửi kèm theo bì thư Chakubarai ghi sẵn địa chỉ nhận, số di động liên lạc. Công dân lưu lại số tracking number để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành. Hồ sơ gửi bổ sung cần ghi rõ họ và tên và số xử lý hồ sơ mà Đại sứ quán thông báo, ví dụ: "Nguyễn Văn A bổ sung hồ sơ số....."
- Công dân cần chuẩn bị sẵn Letterpack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình, clear holder (クリアホルダー) để Đại sứ quán trả hồ sơ qua đường bưu điện.
Địa chỉ gửi hồ sơ qua bưu điện
₸ 151-0062
東京都渋谷区元代々木町50-11
ベトナム大使館
(Hồ sơ hợp pháp hóa, chứng thực)
151-0062
Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11
Embassy of Viet Nam
(Hồ sơ hợp pháp hóa, chứng thực)
1/ Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa (tải tại đây)
2/ Bản gốc giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa phải có con dấu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (gửi hồ sơ đến BNG Nhật Bản hoặc xin tại Văn phòng công chứng địa phương)
3/ 01 bản copy của hồ sơ
Tham khảo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản: 公印確認・アポスティーユとは｜外務省 (mofa.go.jp
